２０１７年から本格的に運用が開始されるマイナンバーですが、すでに収集はお済みでしょうか。
「顧客の収集が全然進んでいない…」
「誰のマイナンバーを収集すればいいかよくわからない」
なんてことになっていませんか。
そんな担当者のあなたには、この記事を読めばマイナンバーの収集はバッチリです。
１．マイナンバーを収集対象者を把握する
まずは誰のマイナンバーを集めなければならないかを把握しましょう。
マイナンバーが必要になるケースは大きく分けて２つあります。
税務分野（税務署等に提出する調書や届出）の書類への記載と社会保障分野の書類（健康保険、雇用保険、年金等）への記載です。
上記の書類からマイナンバーを集めなければならないのは以下の対象者になります。
- 従業員等とその扶養家族
- 不動産の使用料金の支払い先
- 士業等、外部の報酬の支払い先
- 配当の支払い先
従業員等にはパート、アルバイトも含まれ、現在勤めている人だけでなく平成２８年１月１日以降勤めた人であれば辞めた従業員の分も必要になります。
２．集める書類について把握する
マイナンバー収集ではただ番号を提出してもらうだけでは足りません。
必ず本人確認とマイナンバーの確認作業が必要になります。
そのため
- 本人確認書類
- マイナンバー確認の書類
を集めなければなりません。
本人確認書類
本人確認書類として主なものは
- マイナンバーカード
- 免許証
- パスポート
があります。
写真付きの公的な身分証明書類についてはどれか一つのコピーがあれば大丈夫です。
こうした身分証明書を持っていない方の場合は
保険証または年金手帳のコピー ＋ 住民票の写し
の２通の提出をしてもらえば大丈夫です。
他にも本人確認書類には様々なものがありますので、内閣府のページの本人確認の措置（PDF）を参考にしてみてください。
マイナンバー確認書類
提出されたマイナンバーが正しいことを確かめる書類も集めなければなりません。
マイナンバー確認書類としては
- マイナンバーカード
- マイナンバーの通知カード
- マイナンバー（個人番号）が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書
があり、どれか一つのコピーを提出してもらうことになります。
マイナンバーカードがあれば本人確認とマイナンバーの確認が一緒にできるので便利ですが、制度が始まったばかりで持っている人は少ないかもしれません。
３．利用目的や会社側の適切な管理ポリシーを記載した誓約書等を交付する
マイナンバーは法が定める目的の範囲でのみ収集・提供の求めをすることができます。
ですので、実際に収集する場合には、事業者内であろうと利用目的を明示する必要があります。
例えば「源泉徴収票作成のため」や「健康保険・厚生年金手続き事務のため」などを明示した文書を収集の際に交付します。
４．マイナンバーの保管・廃棄について把握しておく
書類を収集したら保管しなければなりません。もちろん目的外の使用のためにマイナンバーを保管することは許されていないので注意が必要です。
マイナンバーが記載された書類等のうち、所管法令で定められた保存義務がある書類に関しては、その期間分保管することができます。
保管についてはクラウドシステムなど外部業者へ委託・管理も認められているので利用を検討するのもいいでしょう。
保存義務がある書類に関して保存期間が過ぎた場合には速やかにマイナンバーの書類を廃棄しなければなりません。
こちらも忘れないよういつ収集したのかについても担当者はきちんと管理することが必要です。
まとめ
マイナンバーの収集は事業者内の従業員だけでなく、その扶養家族や取引先の個人事業主や士業の分も必要になってきます。
また個人情報を取り扱うので厳格な管理のシステムも必要になってきます。
いつ、誰の、何の書類が必要になるか担当者のあなたはきちんと把握しておきましょう。
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