一人で会社を立ち上げる人のための重要書類の保管期限について

会社法では会社の運営関係の書類について保管期限が定められています。

一人で会社を立ち上げる場合は総務などの部署がありませんから文書の管理も自分でしなければなりません。

きちんと会社を運営していくためには経営者として書類の保管期限を守って管理しておくことは大事です。

あとで官公署から提出を求められて困ることがないようまとめてみます。

 

経理・税務関係の書類の保管期限

文書 起算点 保管期間
計算書類および附属明細書

(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表)

作成した時 10年
会計帳簿及び事業に関する重要な書類

(総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式台帳、、配当簿など)

会社帳簿閉鎖の時
取引に関する帳簿

(仕訳帳、現金出納帳、固定資産税台帳、売掛帳、買掛帳など)

帳簿閉鎖日及び書類作成日・受領日の属する事業年度終了の日の翌日から2カ月を経過した日

 

 

 

 

 

 

7年

 

 

 

 

 

 

 

 

決算に関して作成された書類

(上記の会社法で10年保存が義務づけられている書類以外)

金銭等のやり取りの書類

(領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控え、振り込み通知書など)

有価証券の取引に際して作成された証憑書類

(有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、車載申込書など)

電子取引の取引情報に係る電磁的記録

(取引の際の注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録)

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書 法定申告期限
給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書 課税関係終了の日
源泉徴収簿(賃金台帳) 法定申告期限
マイナンバー関係書類 上記書類についてマイナンバーを記載するものについてはその書類と同様
課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等

(5年経過後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存)

課税期間末の翌日から2カ月を経過した日
資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿 課税期間末の翌日から2カ月を経過した日
金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し これらの申告書、退職等に関する通知書当の提出があった年の翌年 5年
金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し
金融機関等が保存する退職等に関する通知書

 

 

総務・庶務関係の書類の保管期限

 

文書名   起算日  保管期限
定款 永久
株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
登記・訴訟関係書類
官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類
知的所有権に関する関係書類
社規・社則およびこれに類する通達文書
効力の永続する契約に関する文書
重要な権利や財産の得喪等に関する文書
社報・社内報、重要刊行物
製品の開発・設計に関する重要な文章
株主総会議事録 株主総会の日 10年
重要会議の記録 記録作成の日
満期または解約となった契約書 満期または解約の日
瀬品の製造、加工、出荷、販売の記録 製品の引渡日
事業報告 株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の日 5年
産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し 管理票の写しを受領した日
産業廃棄物処理の委託契約書 契約終了日
契約期限を伴う覚書・念書・協定書など 契約期間終了の日
重要な内容の発信・受信文書 発信・受信日
官公署関係の簡易な認可・出願等の文書 出願・受領日 3年
業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書 記録・作成日

まとめ

一人で会社を行う場合には上記のような文書について保管期限があります。

これらをきちんと把握しておけばあとあと文書の提出を求められた時も安心です。

上記の書類の中で定款や株主総会議事録などは重要な書類で官公署へ提出することも多い書類ですので失くさないようにきを付けてください。

労働者を雇うとなるとまた労務関係の書類について保管義務がありますので注意してください。




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ABOUTこの記事をかいた人

1980年生まれ。慶應義塾大学大学院政策・メディア研究科修了後、研究所研究員、プロギタリストを経て司法書士・行政書士として神奈川県内で「司法書士・行政書士事務所 ローライト湘南」を運営。専門は法人設立、融資サポート、営業許可申請。「100年続く会社づくり」を目標に経営者とともに悩み、企業の問題解決に取り組んでいます。